Ритм современной жизни отличается большим динамизмом, значительными информационными и эмоциональными нагрузками. Серьёзный дефицит времени является испытанием, справиться с которым удаётся далеко не каждому. Для того чтобы рационально и успешно распоряжаться своим временем, необходимо пользоваться механизмом планирования. Тайм-менеджмент представляет собой совокупность технологий планирования, применяемых не только руководителем, но и сотрудником организации для повышения более эффективного использования рабочего времени. Но, нельзя забывать и о том, что каждый день руководитель организации принимает множество решений, большинство из которых должны быть разработаны в кратчайшие сроки.
При этом затраты времени на принятие и разработку управленческих решений должны быть минимизированы для более оперативной работы организации. Это условие выполняется посредством применения инструментов тайм-менеджмента.
Прежде чем приступать к применению тайм-менеджмента, руководитель должен обеспечить эффективность своей работы. Главными составляющими эффективности руководителя высшего звена являются:
• делегирование полномочий;
• система контроля поручений;
• секретариат руководителя высшего звена.
В настоящее время тайм-менеджмент имеет рекомендованный свод правил, эффективность которых была доказана. В число самых распространенных из них входят следующие:
1) Каждое утро необходимо посвящать около пятнадцати-двадцати минут планированию своего расписания на грядущий день. Отмечать необходимо абсолютно все задачи и планы: от незначительных до обязательных к исполнению. Это гарантирует решение всех поставленных вопросов в течение дня, так как они не будут забыты;
2) Необходимо расставлять задачи в порядке «иерархии», — от более к менее важным — так как благодаря этому вероятность того, что первостепенные задачи будут выполнены, возрастает;
3) Надо превратить регулярные задания в привычку. Стоит воспринимать свою работу не как очередное поручение, а постараться превратить его в привычку. Таким образом, уйдёт необходимость выделять на некоторые задачи отдельное время, так как их выполнение будет считаться самим собой разумеющимся. Это позволит сделать процесс достижения цели более приятным;
4) Требуется рассчитывать время, необходимое на выполнение каждого отдельного пункта плана. Существующие «рамки» активизируют процесс деятельности, что может привести к выполнению задачи в срок или даже сэкономить время;
5) Необходимо пользоваться таймером для того, чтобы исключить возможность «потеряться во времени» или «растянуть» рабочий процесс;
6) При необходимости выполнить задание, которое изначально не было внесено в расписание и появилось неожиданно «извне», следует также внести его в список дел согласно его важности, таким образом дисциплинируя себя;
7) Находясь в процессе работы требуется ограничивать пространство вокруг себя, чтобы полностью сосредоточить внимание на выполняемой деятельности. Однако, чтобы не «выпасть из мира» следует определить так называемые «блоки времени» (по одному на каждое время суток), во время которых можно проверять почту/пропущенные звонки;
8) Необходимо делать перерывы для предотвращения изнашивания и истощения собственного организма. Например, стоит ввести в свое расписание небольшой фиксированный отдых после каждого выполненного задания или конкретного временного промежутка работы;
9) Из всего «желаемого» списка задач следует выполнять только те, которые способны привести к какой-либо крупной и четко поставленной цели;
10) Необходимо постоянно носить с собой органайзер, в котором требуется отмечать неожиданно появившиеся задачи. Благодаря этому станет возможным понять сколько и на что уходит время и представится возможность вести учет продуктивных и непродуктивных задач. Также уменьшится вероятность забыть выполнить какое-либо задание.
Однако простого «внедрения» данных правил в жизнь может быть недостаточным, так как это может оказаться затруднительным для человека ранее не использовавшего систему тайм-менеджмента. Это происходит из-за резко появившегося контроля практически всего имеющегося в распоряжении времени. Поэтому следует применить один из двух подходов
(способ решения или объяснения чего-либо индивидуальным для каждого человека способом) к осуществлению своей деятельности — жесткий или гибкий — для достижения более эффективного и быстрого результата.
Из названия легко понять, что жесткий подход подразумевает под собой самоорганизацию и пунктуальность в понятии «время», а именно подробное расписание, которое должное составляться практически по секундам. Но также рекомендуется освободить около 20% своего времени, которые могут «понадобиться» для различных непредвиденных дел. Такая система подходит только тем людям, которые привыкли жить в загруженном ритме. Поэтому только начиная использовать данный метод «новичкам» иногда кажется, что они становятся похожи на запрограммированные механизмы, не имеющие свободы. Однако, если со временем человек все-таки привыкнет к такой системе, то он сможет обрести больше свободного времени вкупе с выполненными задачами.
Система гибкого контроля более лояльна и предполагает под собой «разбивку» задач на две большие группы — значимые и не значимые — и отведение на выполнение каждой из них какое-либо конкретное количество часов. Кроме того, приоритетность дел определяется уже непосредственно в самом процессе работы. Этот метод преимущественно подходит для творческих личностей, которым скорее важен сам факт выполнения задачи или же тем людям, которым не свойственна жизнь в жестком графике.
Но даже соблюдая все правила с применением правильного подхода человеку все равно не всегда удается достичь собственных целей. Это происходит в силу того, что вышеперечисленные правила и подходы в большинстве помогают лишь в теоретическом плане, а именно: анализировать собственное время, учиться расставлять приоритеты в работе, а также избавляться от привычки тратить время попусту. Однако применяя их на практике в первый раз многие люди зачастую не могут сделать это правильно и совершают примерно одни и те же ошибки. В связи с этим для окончательно удачной попытки контролировать свое время в системе тайм-менеджмента был составлен классификатор одних из самых «распространенных» ошибок. Их прочтение и принятие помогает человеку больше задумываться о совершаемых поступках и анализировать их, чтобы не допускать «сбои» в работе.
Одной из самых главных помех на пути к достижению цели является отсутствие ее конкретной обозначенности (а это является одним из важнейших этапов тайм-менеджмента). Но хуже отсутствия цели как таковой выступает её «туманность» и «размытость». Данные характеристики будут влиять на то, что человек рискует вообще не достигнуть желаемого результата, так как довольно малопонятно какими методами будет возможным этого достичь. Поэтому для достижения положительного результата необходимо научиться ставить перед собой конкретные и достижимые цели. Это поможет сохранить время, а также увеличит эффективность в процессе контроля над временем.
Второй основной ошибкой является отсутствие конкретного списка задач, который может весьма помочь, учитывая всю динамичность и насыщенность человеческой жизни. Человек находится и занимается деятельностью одновременно в нескольких сферах, в каждой из которых он расставляет свои приоритеты, группирует и выделяет наиболее значимые из них, и добиться ему необходимо их всех. Поэтому в ходе рабочей деятельности следует составлять различные списки дел, отсутствие которых может привести к тому, что некоторые цели останутся незавершёнными, а некоторые и вовсе будут забыты. Списки помогают определить приоритетность стоящих перед человеком заданий, а также «разобрать» крупные задачи на более простые мелкие.
Третья ошибка есть отсутствие концентрации, которое может привести к потере интереса и внимания к работе. Человек вполне может делать несколько дел одновременно, но только если это касается физической или различного рода развлекательной деятельности. Однако лишь немногие люди в истории могли выполнять несколько умственных дел сразу при этом
сохраняя концентрацию на каждом. Следует помнить, что почти всегда выполняя «параллельно» несколько задач невозможно полностью «погрузиться» и вникнуть в суть ни одной из них. Поэтому необходимо выбирать лишь одну задачу из списка и уделять внимание только ей, чтобы всесторонне изучить её и в процессе деятельности достичь стоящего результата.
Следующей распространенной ошибкой в планировании временем можно назвать наличие большого количества отвлекающих факторов. Известно, что человек, совершая рутинную работу, часто желает найти себе более интересное занятие, вследствие чего начинает обращать своё внимание на все ближайшие вещи, которые хотя бы немного могут его заинтересовать. Из-за этого существует опасность «выпасть из мира» на некоторое время, которое можно было потратить на выполнение какой-либо задачи. Поэтому для более эффективной концентрации на собственной деятельности необходимо научиться устранять отвлекающие факторы или же максимально уменьшить их влияние.
За долгие годы изучения и анализа системы тайм-менеджмента был разработан большой инструментарий, включающий в себя различные методики, своды правил, подходы и т.д. Благодаря развитию технологий и созданию современных электронных устройств работы (таких как смартфон, ноутбуки и т.д.) процесс управлением времени стала намного доступнее любому человеку. Главной задачей являться найти и внедрить в свою жизнь те элементы, которые будут подходить конкретному человеку, что приведет повышению скорости и эффективности выполняемых работ.
Источники:
- Волкова Н.В., Аникина П.А. Тайм-менеджмент сегодня // Столыпинский вестник. 2021.
- Охрименко А.В. Тайм-менеджмент как инструмент принятия оперативных управленческих решений //Электронный вестник Ростовского социально-экономического института. Экономика и бизнес. 2014.
Оставить комментарий