Барьеры в межличностных коммуникациях сотрудников

В различных корпорациях, отделах, офисах, в некоммерческих структурах, мы можем наблюдать различные стили общения и деловой коммуникации сотрудников. Где-то они происходят неформально, в спокойной и дружеской манере; где-то, напротив, выдерживается чёткая субординация и «западный» стиль взаимодействия исполнителей и менеджеров. Межличностный об­мен информацией связан с необходимостью преодоления межлич­ностных барьеров в: 1) восприятии; 2) семантике; 3) обмене невер­бальной информацией; 4) некачественной обратной связи; 5) недо­статочной внимательности.

Преграды, обусловленные восприятием. Люди реагируют не на то, что происходит, а на то, что воспринимается как происходя­щее. Это обусловливает необходимость преодоления преград, свя­занных восприятием.

Одна из таких преград возникает из-за конфликта между основа­ми суждений, убеждениями отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависи­мости от накопленного опыта. Например, в промышленности специалисты по маркетингу могут считать, что активизация сбыта за счет расширения ассортимента важнее, чем снижение издержек про­изводства в результате стандартизации продукции.

Расхождение в основах суждений может становиться причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей. Во многих случаях люди воспринимают только часть сообщения, полученного ими.

Информация, вступающая в противоречие с опытом человека или ранее усвоенными понятиями, зачастую либо полностью отторгает­ся, либо искажается в соответствии с этими опытом или понятиями. Исследования показывают наличие тенденции восприятия людьми проблем организации в рамках основ суждений, формирующихся ис­ходя из их конкретных функций. Еще одна причина трудностей вос­приятия в процессе коммуникации состоит в существовании преград, обусловленных социальными установками людей.

Коммуникационный климат влияет на взаимоотношения в орга­низации. Согласно исследованиям, в атмосфере доверия информа­ционные потоки растут и точность информации в обменах ею между людьми в организации повышается. Если руководители открыты и честны со своими сотрудниками, последние отвечают первым тем же. Чем выше открытость людей, участвующих в обмене информа­цией, тем ощутимее удовлетворение от контакта. :

Семантические барьеры. Вступая в информационный контакт и ис­пользуя символы, люди пытаются обмениваться информацией и доби­ваться ее понимания. К используемым символам относятся слова, жесты и интонации. Этими символами обмениваются люди в про­цессе коммуникации. Часто проблемы коммуникации связаны с ис­пользованием слов в качестве символов.

Семантика изучает способ использования слов и значения, пе­редаваемые словами. Поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей, то сообщение, сформулированное одним челове­ком, необязательно будет интерпретировано и понято таким же об­разом получателем информации. Полные словари мировых языков приводят в среднем 12—14 возможных значений 500 наиболее употребительных слов. Первое же слово в сравнительно небольшом, содержащем лишь 52 тысячи слов толковом словаре русского языка, составленном С. Ожеговым, слово «А» имеет шесть толкований.

Семантические вариации иногда становятся причиной невер­ного понимания, так как часто не очевидно точно значение, при­писываемое символу отправителем. Символ не имеет неповторимо­го неотъемлемого значения. Значение символа выявляется через опыт и изменяется в зависимости от контекста, ситуации, в которой использован символ. Поскольку у каждого человека свой опыт и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символу, которое мы ему придали.

Невербальные преграды. В невербальной коммуникации исполь­зуются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная пере­дача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Обмен взглядами, выражение лица, улыбка и выражения неодобрения, поднятые в недоумении брови, живой или остановившийся взгляд, взгляд с выражением одобрения или неодобрения — это примеры невербальной коммуникации. Исполь­зование пальца как указующего перста, прикрывание рта рукой, прикосновение, вялая поза также относятся к невербальным спо­собам передачи смысла сообщения. Часто темными очками пользу­ются, чтобы скрыть заинтересованность, так как зрачки человека при этом расширяются.

Другая разновидность невербальной коммуникации связана с вер­бальной и проявляется в том, как произносятся слова. Это интона­ция, модуляция голоса, плавность и другие характеристики речи. Ис­следованиям показывают, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жесты, 38% — через интонации и модуля­ции голоса. Всего 7% остается собственно словами в личном разговоре. Во многих случаях то, как мы говорим, важнее слов.

Плохая обратная связь. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в изначально придававшемся ему смысле. Неумение слушать часто мешает восприятию сообщения. Немно­гие умеют слушать с той степенью эффективности, которая в прин­ципе в силах человека. В системе образования учат чтению, письму и умению обращаться с числами, но почти не развивают умение слу­шать. Исследования показывают, что многие менеджеры, по сути дела, слушают и воспринимают лишь четверть сообщений. Эффективное слушание является важнейшим качеством менеджера. При этом мало воспринимать факты — нужно прислушиваться к чувствам.

Совершенствование искусства общения. Свои идеи необходимо прояснять перед началом их передачи. Для этого необходимо систе­матически обдумывать и анализировать вопросы, проблемы или идеи, которые должны стать объектами передачи. Для любой пере­дачи в любой адрес нужна определенная тема, как объект передачи. Восприимчивость к возможным семантическим проблемам. Всегда следует исключать из сообщения двусмысленные слова или утверж­дения. Точные слова обеспечивают результативность сообщения.

Следует контролировать язык поз, жесты и интонации, чтобы не посылать противоречивых сигналов. Необходимо взглянуть на себя и услышать себя так же, как видит и слышит собеседник. Посылая гармоничные знаки, которые не содержат противоречи­вых сообщений, можно добиться большей ясности и понимания сказанных слов.

Проявляйте внимание и открытость. Внимание к чувствам дру­гих людей, готовность «влезть в их шкуру» позволяет приспособить вариант кодирования и передачи сообщения к индивиду или группе и ситуации.

Например, некоторые люди предпочитают структурированность, детальность и повторения. К таким людям, вероятно, наиболее эффективно было бы обратиться с подробным письмом. Другие, напротив, не любят структурированности и детальности сообще­ний. В этом случае наиболее подходящей была бы неформальная беседа. Старайтесь увидеть, прочувствовать и понять ситуацию и затрагиваемые проблемы в контексте собеседника. Это вовсе не оз­начает, что следует соглашаться с тем, что говорит собеседник.

Добивайтесь установления обратной связи. Существует ряд спо­собов установления обратной связи. Один из них — задавать вопросы. К примеру, вы только что обсудили изменение процедуры выполне­ния работ и можете задать такой вопрос: «С чего следует начать, изменяя процедуры выполнения работ, чтобы все прошло гладко?» Если вопросов, связанных с изменением процедуры выполнения работ, много, лучше их записать. В любом случае, вероятно, разумно направить подчиненному записку, сообщив в ней письменно об из­менении процедуры его работ. Эффективный способ — заставить че­ловека пересказать ваши мысли.

Еще один способ создания обратной связи заключается в оценке языка поз, жестов и интонаций человека, которые как будто ука­зывают на замешательство или непонимание. Например, если вы даете новое задание работнику, не появляется ли в выражении его лица напряженность? Не заметно ли в нем легкое раздражение, не смотрит ли человек вниз, слушая вас? Эти сигналы свидетельствуют о том, что человек, может быть, не вполне понимает задание или расстроен из-за него.

Обратную связь можно установить путем проверки первых резуль­татов работы. Еще один способ установления обратной связи — про­ведение относительно подчиненных «политики открытых дверей». Пусть они знают, что вы готовы в определенное время обсудить с ними любые их вопросы и подкрепить свои слова действиями.

См.: Басовский Л.Е. Менеджмент. Учебное пособие.

Оставьте первый комментарий

Оставить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован.


*